Existencias / Items
El manejo de existencias con sus números de inventario y otras opciones
- Impresión de marbetes
- Expediente de Bajas y proceso
- Cálculo de próximo número de inventario
- Análisis de movimientos por Identificador de catálogo
- Etiquetas en Ejemplares
Impresión de marbetes
El sistema permite la impresión de código de barra y marbetes para el lomo de los libros en base a la información ingresada en el sistema de existencias.
Se accede al sistema de impresión desde el menú Catálogos.
Se debe ingresar cada inventario (uno por línea) y se puede seleccionar entre 4 formatos
- Marbetes de lomo
- Librística, autor e inventario
- Librística y autor
- Signatura en tres líneas
- Código de barra (se imprime usando el formato en code39)
Además se puede seleccionar un formato de impresión de etiquetas
- hay muchas disponibles , las dos primeras son las más usadas en Argentina de la marca Husares.
- se muestra en el listado las características de cada tipo de hoja para imprimir.
Se pude además elegir la fila y columna desde donde comenzar para el uso parcial de una hoja de etiquetas.
Una vez enviado el formulario se muestran los datos de los inventarios encontrados y se procede a generar el PDF.
Ejemplo de marbete de lomo de libro
Ejemplo de impresión de códigos de barra desde la línea 3 y la columna 2
Expediente de Bajas y proceso
Baja de uno o varios ejemplares en el SIGSID
La UNCuyo tiene una resolución con los criterios y procedimientos para un expurgo de material O_CS_0051_2010.pdf
Paso 1:
Marcar a todos los ejemplares que se desee dar de baja con una “Etiqueta” que ha sido creada previamente para tal fin, como por ejemplo “Primera baja 2023”.
Paso 2:
Este segundo paso se inicia cuando se empieza con el trámite administrativo de la baja. Hay que ir a “Expedientes de baja” y crear el registro del expediente.
Llenar los campos con los datos requeridos: Número de expediente, fecha de inicio del expediente, Estado (Seleccionar “En proceso”), Motivo de la baja y las observaciones que se crean convenientes.
Los otros 2 campos se llenarán más adelante, en el momento que salga la Resolución del trámite administrativo de la baja: Número y fecha de Resolución. En ese momento también se cambiará el Estado por “Terminado”.
Cuando se colocan los datos hay que grabar haciendo click en la tecla “Enviar” que se encuentra abajo a la derecha.
Paso 3:
Una vez que salió la Resolución del Expediente de baja es el momento de colocarles a el o los ejemplares que ya se han dado de baja, y que esa condición se vea en el Explorador de registros del SID. Para ello hay que realizar el siguiente proceso: ir a “Cambios masivos Existencias”
Llenar “Etiqueta de ítem” seleccionando - con el despegable que posee el campo- la etiqueta que se ha usado para marcar los ítems que se dan de baja, luego el Tipo de ítem y después tanto en la Disponibilidad y como el Estado, se les debe colocar “Dado de Baja”.
El último campo que se completa es “Asociar a expediente de baja”, donde se seleccionará el expediente en el que fueron tratados los ejemplares que se han dado de baja y que se cargó como está indicado en el “Paso 2” de este documento.
Al realizar esta acción, el SIGSID muestra un listado de los ejemplares dados de baja y da 2 opciones:
- “Procesar todos los ítem”
- “Descartar”
Si se considera que está todo correcto, hacer click en “Procesar todos los ítem” y un nuevo listado mostrará los cambios realizados.
Para confirmar el proceso, volver a “Expedientes de baja” y ver si el que se está tratando tiene asociado la cantidad de ejemplares que constituyen esa baja.
Cálculo de próximo número de inventario
Proceso de asignación de números de inventario
Las bibliotecas pueden tener números de inventario por colección o un número secuencial general.
Así si tenemos dos colecciones C1 y C2 y cada una maneja una secuencia de números de inventario distinta como este ejemplo
| COL 1 | COL 2 |
|---|---|
| OUN101 | T001 |
| OUN102 | T003 |
Ahora con los dos botones se puede obtener el siguiente por cada colección o por biblioteca
Solamente al grabar el registro se asigna en forma definitiva.
Cuidado con el prefijo asignado para cada colección
Análisis de movimientos por Identificador de catálogo
Desde la ficha de catálogo en la pestaña existencias se puede saber cuantos movimientos se han producido con una consulta por identificador (todos los inventarios asociados a la ficha de la biblioteca actual.
Se puede acceder además a todos los movimientos filtrando por identificador. Se obtiene un listado de movimientos que incluye a todos los ejemplares asociados al identificador.
ejemplo
En caso de no existir movimientos simplemente no se muestra nada.
Etiquetas en Ejemplares
Ahora las etiquetas tienen la capacidad de pasar al catálogo.
Si las etiquetas se marcan como "OPAC" las mismas se verán como una faceta del catálogo público y se podrán filtrar.
Este sistema de asignación implica una actualización del opac por lo que puede demorar un día en aparecer en el sistema público.